„Von der Pike auf, das war kein Nachteil.“

Tanja Bylda ist Geschäftsführerin und Gesellschafterin der REAL Solution Gruppe aus Hamburg. Das mittelständische, inhabergeführte Unternehmen beschäftigt rund 250 Mitarbeitende in allen Bereichen des professionellen Forderungsmanagements. Bylda verantwortet den operativen Teil des Geschäfts: die Inkassoabwicklung dazu gehört, das kaufmännische Mahnwesen, die Insolvenzbetreuung und Zwangsvollstreckung sowie die telefonische Sachbearbeitung. Darüber hinaus verantwortet sie den Bereich Personal und Controlling, während sich die Geschäftsführungskollegen um Marketing, Vertrieb, um das Rechnungswesen sowie die EDV, Programmierung und Strategie kümmern. Bylda ist zudem ehrenamtlich im BDIU engagiert und steht dort dem Bildungsbeirat vor.

Ihr Lebenslauf klingt nach Bilderbuch: Als Berufseinsteigerin gekommen und in gut drei Jahrzehnten über die Sachbearbeitung und die Qualifizierung Schritt für Schritt bis an die Spitze und unter die Gesellschafter. Das nennt man wohl: „Von der Pike auf gelernt.“ 

Von der Pike auf – ja, genau, so kann man das beschreiben. Mit 19, nach einer Ausbildung zur Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten, bin ich zu REAL Solution Inkasso gekommen. Warum? Weil ich im Inkasso endlich selbstständig arbeiten durfte. Beim Rechtsanwalt gab es Zettelchen mit der durchzuführenden Aufgabe oder dem abzuschreibenden Diktat. Selbstständiges Arbeiten? Fehlanzeige. Deshalb Inkasso. Da hatte ich praktisch sofort echte Aktenkreise, echte Verantwortung.

Natürlich gehört auch immer ein bisschen Glück dazu: Ende der 90er kam der Mobilfunk groß auf und Versandhandel und E-Commerce starteten ihren Siegeszug. Plötzlich wurden viel mehr Forderungen ins Inkasso übergeben und wie viele Inkassounternehmen zu der Zeit begann auch REAL, deutlich zu wachsen. Und ich konnte mich entwickeln. Von der Sachbearbeiterin zur Stellvertretenden und dann zur Abteilungsleiterin. Dann den Sachkundelehrgang absolviert und weiter zur Prokuristin und Geschäftsführerin. Mir wurde dann die Gesellschafterstellung angeboten, die ich gerne angenommen habe. Das ist jetzt mittlerweile mehr als 10 Jahre her und ich habe es nie bereut.

Als ich anfing, konnte ich nicht besonders viel; das muss man ehrlich sagen. Ich musste erst einmal selbstständiges Arbeiten lernen und das notwendige Fachwissen aufbauen. Diese Zeit hat mich sehr geprägt. Ich bin fest davon überzeugt, dass man sehr viel lernen kann. Das ist weniger eine Frage von Vorbildung oder Talent. Es ist eine Frage von Willen und Vermittlung. Es geht am Ende nicht um das „ob“, sondern um das „wie“ und „wie schnell“.

Kontinuierliches Lernen zieht sich wie ein roter Faden durch Ihre Vita. Was ist das? Geht es um Selbstvergewisserung und Selbstbestätigung oder was treibt Sie an?

Das ist ganz einfach die Neugierde und das ständige Abgleichen mit der Wirklichkeit: Ist das, was ich tue, richtig, kann man es besser machen? Es ist auch so, dass man, je weiter es die Karriereleiter nach oben geht, umso weniger Feedback bekommt. Als Anfänger kannst du alle Fragen. Als Sachbearbeiterin hast du immer noch Kollegen und Vorgesetzte. Aber als Geschäftsführerin musst du bereit sein eine Entscheidung zu treffen und dafür die Verantwortung zu übernehmen.

Bildung ist für mich nicht in erster Linie ein Karrierevehikel, sondern das beste Mittel der eigenen Kalibrierung. Meinen Sachkundenlehrgang habe ich 2002 absolviert, noch sehr „old school“ und zu einem Zeitpunkt, als ich mehrere Jahre in der Inkassoabwicklung Verantwortung übernommen habe. Die ein oder andere Weiterbildungen schlossen sich danach an. Aber nicht zwingend, um eine neue Karrierestufe zu erreichen, sondern um für mich zu prüfen, ob Theorie und Praxis noch im Einklang sind und zu verstehen, ob das eigene Handeln noch zeitgemäß ist.

Neben dem Lernen ist der Umgang mit Fehlern ein wesentlicher Faktor. Ich gehörte früher zu denen, die sich über die eigenen Fehler wahnsinnig geärgert und damit selbst gelähmt haben. Aber dann habe ich gelernt, meinen Frieden damit zu schließen, dass Fehler zum Leben gehören, dass man aus ihnen lernen muss, um sie möglichst nicht zu wiederholen. Es geht darum, Fehler zu nutzen, nicht darum, sich an ihnen aufzureiben.

An meinen Sachkundelehrgang denke ich heute noch gerne zurück, weiß aber auch wie anstrengend die Zeit für mich persönlich war. Die Zeit für die Familie, für Freunde und Freizeit wird deutlich knapper und sorgt oft genug für Unruhe und Stress. Neben der beruflichen Verantwortung hieß es sich über mehrere Monate viel Fachwissen anzueignen, wieder Lernen zu lernen und sich intensiv mit Gesetzen auseinander zu setzen, mit denen man nicht jeden Tag zu tun hatte. Auch die mehrstündigen Prüfungen waren nicht einfach. Heute in meiner Position weiß ich, dass alle diese Themengebiete unfassbar wichtig für mich waren und bin sehr dankbar, dass die Hürde für die Ausübung als Inkassounternehmerin so hoch gesetzt wurde, da jedes Unternehmen zur Außenwirkung maßgeblich beiträgt.

Bei der Suche nach gutem Nachwuchs sind Sie oft in Rechtsanwaltskanzleien fündig geworden. Wie kommt das? Hat das mit Ihrem eigenen Werdegang zu tun?

Sicherlich hat es mit meinen eigenen Werdegang zu tun, da ich mehrere Kolleginnen in Kanzleien kannte, die sich auch andere Tätigkeiten wünschten. Darüber hinaus gab es in den meisten Kanzleien wenig Karrieremöglichkeiten. Mehr als einen Bürovorsteher braucht es eben nicht. Leider gibt es aber auch nicht mehr so viele Auszubildende wie damals. Die wenigen, die den Ausbildungsberuf absolviert haben, wurden sehr gerne von Inkassounternehmen, Banken, Leasingfirmen, uvm. eingestellt. Gutes Fachpersonal war und ist auch noch heute rar.

Das war 2002 der Ausgangspunkt für eine eigene Berufsschulklasse, richtig?

Genau. Damals haben sich die Geschäftsführungen von EOS und REAL Solution Inkasso zusammengetan und gesagt: Wir müssen in Hamburg was aufbauen. Die Hansestadt war damals Inkasso-Hochburg. Zudem zeigten sich auch Kolleginnen und Kollegen aus Städten wie Osnabrück, Bad Schwartau und Bremen interessiert und überlegten, sich an der Initiative zu beteiligen. Denn der Befund war klar: Rechtsanwaltsfachangestellte haben zwar den rechtlichen, aber nicht den kaufmännischen Hintergrund, bei den Kaufleuten ist es andersherum. Also haben wir in Hamburg-Harburg gemeinsam eine Berufsschulklasse auf die Beine gestellt: Bürokaufleute mit Zusatzqualifikation Inkasso, zwei Prüfungen – einmal vor der Handelskammer als Bürokaufleute, einmal zum Thema Inkasso. Die erste Berufsschulklasse mit um die 20 Azubis, startete in 2002.

In besten Zeiten haben wir acht Azubis pro Jahr in diese Klasse geschickt. Mit Detlev Konow hatten wir zu der Zeit einen Berufsschullehrer, der für die Ausbildung „gebrannt“ hat und der sich regelmäßig bei uns im Tagesgeschäft weiterbildete. Er wollte verstehen, wie wir wirklich arbeiten, damit sein Lehrplan mit der Praxis übereinstimmt. Parallel dazu habe ich mich in den Schulvorstand wählen lassen, um das Ganze auch von der Seite her zu verankern. Ich weiß noch, dass ich damals immer wieder dafür „gekämpft“ habe, dass Zehn-Finger-Schreiben als Fach zu erhalten. Das wollte die Schule abschaffen, da den Lehrern nicht bewusst war, wie wichtig bei uns der Umgang mit der Tastatur als Dreh- und Angelpunkt der Arbeit war. Umso mehr habe ich mich gefreut, das notwendige Verständnis zu finden und das Unterrichtsfach beizubehalten.

Was ist aus dem Modell geworden?

Ehrlicherweise müssen wir konzedieren, dass dieses Modell strukturelle Probleme hatte. Vor allem der Blockunterricht – zweimal im Jahr fünf, sechs Wochen am Stück in Hamburg – war für kleinere Betriebe, die nicht direkt in Hamburg ansässig sind, eine echte Belastung. Die mussten Unterkünfte für ihre Azubis organisieren. Ein weiterer entscheidender Nachteil war, dass sich der Ausbildungsgang nicht verkürzen ließ. Damit waren wir wie aus der Zeit gefallen. Verkürzt wurde überall. Aber drei Jahre fest, das hat leider viele potenzielle Kandidatinnen und Kandidaten abgeschreckt. Der Schock durch die Veröffentlichung der PISA-Studie machte die Lagen noch schlimmer. Denn plötzlich wollten alle unbedingt studieren. Als erste Maßnahme nahmen wir das Wort „Inkasso“ aus dem Namen und machten „Forderungsmanagement“ daraus. Populärer wurde die Ausbildung trotzdem nicht.

In der Zeit haben wir uns dann überlegt, ob wir nicht mit der Fachhochschule Hamburg einen dualen Studiengang entwickeln können: Im Kern ein BWL-Studium mit zwei Wahlpflichtkursen in den Bereichen Recht und Inkassowirtschaft, kombiniert mit der klassischen Ausbildung. Am Ende sollte nach insgesamt viereinhalb Jahren der Kaufmann mit Zusatzqualifikation Forderungsmanagement und dem Bachelor stehen. Wie wir fanden, ein großartiges Modell – für das sich aber leider nur wenige Studierenden fanden. Die Einwände der Studierenden waren ernüchternd: kein Auslandssemester, fünf Tage die Woche Präsenz, zu lang, zu viel Struktur.

Wir haben uns wieder dem Ausbildungsgang zugewandt und mit der Schule bzw. der Handelskammer die Verkürzungsmöglichkeit der Ausbildung erreicht. Die Abschlussprüfung in der Zusatzqualifikation Forderungsmanagement wird jetzt nach zwei Jahren abgenommen – das war bisher die Bremse für jede Verkürzung. Konkret: Wer ab dem 1. August 2026 anfängt, hat im August 2028 seine ZQ-Prüfung und könnte theoretisch nach zwei Jahren fertig sein. Als Unternehmen, das ja auch mitspielen muss, sind uns die zwei Jahre aber zu knapp. Um einen qualifizierten Ausbildungsplan mit Rotation durch alle Inkassoabwicklungsabteilungen und Bereiche wie Buchhaltung, Personal etc. zu durchlaufen, sind zweieinhalb Jahre schon das Minimum. Ab dem kommenden Jahr gibt es außerdem eine Teilzeitklasse mit zwei Berufsschultagen pro Woche statt des Blockunterrichts. Das macht das Modell für kleinere Betriebe attraktiver, die den Azubi täglich im Betrieb brauchen.

Die Teilnehmerzahlen sind trotzdem auf zuletzt vier pro Jahrgang gesunken. Wo sitzt also das Problem wirklich?

Gut beobachtet. Tatsächlich sitzt das Problem tiefer. Zum einen betrifft das die Gesellschaft und ihre Einstellung zur Ausbildung insgesamt. Der „Zwang“, zu studieren, ist noch immer sehr stark. Aber das liegt eben auch an den Schulen und den Lehrenden. Die Weichen werden dort gestellt, und die Botschaft, die dort vermittelt wird, ist ebenso klar wie nur bedingt richtig: Mach Abitur, mach einen Bachelor, dann startest du mit 70.000 Euro – und das ist der einzige richtige Weg. Dass diese Logik brüchig ist, das können wir an vielen Faktoren ablesen. Was aber schlimmer ist, ist dass es auch die Leute an die Unis bringt, die dort einfach nicht glücklich werden. Nicht jede Schülerin, nicht jeder Schüler ist für die Uni gemacht. Wir haben in der telefonischen Sachbearbeitung viele, die mehr als einen Studiengang nicht zu Ende gebracht haben. Das tut mir leid – und ich versuche dann, sie nochmal von einer Ausbildung zu überzeugen.

Ich bin fest davon überzeugt, dass wir mehr Berufsinformation an den Schulen, dass wir mehr Besuche in den Schulen machen sollten, um deutlich zu machen, dass auch diesseits des Studiums gute Berufe mit guten Verdienstmöglichkeiten existieren. Es ist keine zehn Jahre her, dass es solche Gelegenheiten noch gab. Im Zusammenspiel mit den Berufsinformationszentren haben die schon sehr geholfen, Menschen nach ihren Möglichkeiten zu betrachten, nicht nach gesellschaftlichen Wunschvorstellungen. Heute müssen sie auf TikTok und Insta sein, um von den Kids gesehen zu werden. Nur sind das eben keine Kanäle, auf denen unser Thema gut funktioniert. Aber wir müssen uns etwas einfallen lassen, um den Nachwuchs noch zu erreichen. Vielleicht wäre das ein gutes Aktionsfeld für den Verband?

Marke und Begrifflichkeit bleiben ein Problem. Inkasso ist negativ besetzt und der Begriff Forderungsmanagement ist sperrig und fantasiefrei. Was könnte also helfen?

Das ist eine echte Krux. In den Eignungstests, die unsere Kandidatinnen und Kandidaten machen müssen, beschreiben Bewerberinnen und Bewerber oft richtig, was unter Forderungsmanagement zu verstehen ist. Aber es ist völlig „unsexy“. Den Begriff Inkasso kennt dagegen jeder, immer noch wird der viel zu oft mit mafiösen Methoden und furchteinflößenden Außendienstmitarbeitern in Verbindung gebracht. Wir brauchen also Plattformen, auf denen wir sichtbar werden, ohne die Inkasso-Imagefalle zu tappen. Ich könnte mir gut vorstellen, dass z.B. die Handelskammer als Vermittler und Gestalter dieser Berufsausbildung die Initiative ergreift. Branchen, wie Inkassounternehmen, Finanzdienstleister, Energieversorger, Versicherungen und andere benötigen gut ausgebildete Allrounder, die sowohl juristisch wie auch wirtschaftliches Verständnis haben, um ihren Aufgaben gerecht werden zu können. Dies könnte man gut mit gemeinschaftliche Berufsschulklassen umsetzen.

Und Ihre Vision für Weiterbildung in der Branche?

Mehr Modularität, mehr Bedarfsorientierung, mehr Anpassungsmöglichkeiten an den individuellen Bedarf: Wenn jemand drei Monate in der telefonischen Sachbearbeitung war, ist Kommunikationsfähigkeit in der Regel kein Weiterbildungsbedarf mehr. Dafür muss vielleicht an anderen Stellen der Kompetenz nachgeschärft werden. Diese Flexibilität bei der Weiterbildung, die fehlt mir – unabhängig davon, ob es um einen Quereinsteiger geht, der oder die schnell angelernt werden muss, oder ob es um Führungskompetenz für diejenigen geht, die schon Karriere bei uns machen. Für beide würde ich mir gern passende Angebote für die Weiterbildung zusammenstellen können.

Dazu kommen standardisierbare Pflichtschulungen: Governance, Datensicherheit, DSGVO, Geldwäsche, Anti-Diskriminierung, Arbeitssicherheit – das brauchen alle und das machen auch alle. Größere Unternehmen haben dafür Schulungsabteilungen. Ich würde es begrüßen, wenn die DIA branchenweite Standardmodule anbieten würde, die für „kleines Geld“ und bei gesicherter Qualität angeboten würden. Hiervon könnten kleinere Unternehmen profitieren. Dabei gäbe es auch keinen Wettbewerb unter den Mitgliedern, sondern im besten Sinne einen Austausch und ein Voneinanderlernen. Ein Mehrwert für alle – und für das Bild der Branche nach außen.

Wir haben anfangs über Ihren Glauben an die Neugier und an das Lernen gesprochen. Was würden Sie der Branche also für die Zukunft mit auf den Weg geben?

Dranbleiben! Nie aufhören, am Besserwerden zu arbeiten. Und: Wir dürfen die jüngere Generation nicht mit Klischees überziehen. Viel zu oft höre ich: Die Jüngeren wollen nicht mehr arbeiten. Das ist Nonsens. Gerade die jüngere Generation möchte verstehen, warum sie Dinge tun sollen und nicht, weil es schon immer so gemacht wurde. Es gibt Leute mit Anfang 20, die richtig Karriere machen wollen. Es gibt aber auch Menschen in meinem Alter, die kein Interesse an Weiterbildung haben. Das ist nicht zwingend generationsspezifisch. Wir müssen hören, was unsere Mitarbeitenden brauchen – und dann dranbleiben und sie davon überzeugen, selbst den Staffelstab aufzunehmen und mitzuhelfen, das Wissen der Branche zu sichern, weiterzuentwickeln und weiterzugeben. Ein solches Zusammenwirken ist die beste Lebensversicherung für unsere Branche.

Das Gespräch mit Tanja Bylda führt Jens Kellersmann.